Pourquoi acheter un vélo en tant que salarié porté ?
1. Mobilité professionnelle
- Vous réalisez des déplacements réguliers dans le cadre de vos missions (rendez-vous clients, coworking, etc.) ? Le vélo peut constituer une alternative pratique à la voiture ou aux transports en commun.
- Un moyen de gagner du temps (en évitant les embouteillages) tout en améliorant votre qualité de vie.
2. Réduction de l’empreinte carbone
- Le vélo s’inscrit dans une logique écologique, limitant les émissions de CO₂ et participant à la transition énergétique.
- Beaucoup d’entreprises et de consultants sont sensibles à cette démarche écoresponsable, ce qui peut également valoriser votre image auprès de vos clients.
3. Santé et bien-être
- Pédaler au quotidien permet de pratiquer une activité physique régulière, importante pour le maintien d’une bonne santé.
- Moins de stress, plus d’équilibre : le vélo s’intègre parfaitement dans une démarche d’hygiène de vie.
Peut-on financer l’achat d'un vélo en portage salarial ?
La réponse est “OUI“, sous certaines conditions :
1. Usage professionnel avéré
- Le vélo doit être utilisé principalement (ou significativement) pour des déplacements liés à votre activité : rendez-vous clients, prospection, coworking, etc.
- Un usage purement personnel n’est pas justifiable comme frais professionnel.
2. Compte d’activité approvisionné
- En portage salarial, vous disposez d’un compte d’activité alimenté par vos facturations clients.
- Pour que l’achat du vélo soit éligible à un remboursement en note de frais, votre compte d’activité doit être suffisamment approvisionné (c’est-à-dire que vos missions doivent générer un chiffre d’affaires adéquat).
3. Documentation de la dépense
- Vous devez fournir la facture au nom de la société de portage (ou l’établissement d’un justificatif en bonne et due forme).
- Justifiez de l’usage professionnel (quelques lignes expliquant pourquoi vous optez pour ce moyen de transport et dans quel contexte).
En pratique, l’achat du vélo est remboursable en note de frais (NDF) s’il est validé par votre société de portage, puis déduit de votre compte d’activité.
La somme correspondante sera déduite en partie de vos cotisations/charges/salaire brut, et sera indemnisé par vos revenus professionnels (soit votre chiffre d’affaires).
Comment déclarer son vélo en notes de frais ?
1. Échanger avec votre conseiller dédié
- Avant d’acheter, prenez contact avec votre gestionnaire ou conseiller au sein de la société de portage.
- Expliquez votre projet : quel type de vélo, quel usage envisagé (pourcentage pro/perso), quel budget.
2. Obtenir l’accord et la validation
- Le service administratif et financier vous indiquera les modalités exactes (facturation, plafond, justificatifs demandés).
- En cas de mix usage personnel/professionnel, la fraction remboursée peut être partielle.
3. Achat et transmission des justificatifs
- Effectuez votre achat auprès d’un vendeur (magasin, e-commerce, vélociste spécialisé).
- Fournissez la facture acquittée, faisant apparaître les informations nécessaires : désignation du vélo, montant HT/TTC, date, etc.
4. Remboursement via la note de frais
- Déclarez la dépense sur votre plateforme de gestion (SaaS de portage salarial ou outil interne).
- Attendez la validation de la comptabilité, puis le remboursement se fera en intégrant un abattement sur vos charges, selon les règles internes de votre société de portage.
Le cas particulier du vélo électrique
Le vélo électrique (VAE) suscite beaucoup d’enthousiasme, surtout pour des trajets plus longs.
Les conditions sont similaires :
- Justifier du caractère professionnel : si vous utilisez votre VAE pour vous rendre chez un client situé à 20 km, cela peut être jugé cohérent avec un usage professionnel.
- Prix d’achat plus élevé : le budget requis peut être important (1 000 € à 3 000 €, parfois plus). Assurez-vous d’avoir un compte d’activité capable d’absorber cette dépense sans mettre en péril votre trésorerie et votre rémunération mensuelle.
- Subventions publiques : selon votre région ou votre commune, il existe parfois des aides financières à l’acquisition d’un vélo électrique. Pensez à les solliciter en complément.
Quels avantages pour les consultants portés ?
1. Fiscalité avantageuse
- Le vélo étant considéré comme un frais professionnel, vous pouvez optimiser la partie imposable de vos revenus.
- Les sommes investies dans l’achat sont donc sorties de la base de calcul du salaire brut.
2. Remboursement facilité
- L’intégralité (ou une partie) du prix du vélo est prise en charge via votre compte d’activité, ce qui allège votre investissement personnel.
- Pas besoin de recourir à un crédit conso ou à un financement externe.
3. Amélioration de l’image
- Afficher une mobilité durable peut valoriser votre marque personnelle auprès des clients sensibles à la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
- Vous véhiculez l’idée que vous êtes un consultant responsable, tourné vers l’avenir.
Attention aux bonnes pratiques
Bien documenter l’usage professionnel : si vous êtes contrôlé, l’administration fiscale ou la société de portage vérifiera la cohérence entre vos missions et vos déplacements à vélo.
Vérifier votre assurance : renseignez-vous sur la couverture en cas de vol, d’accident ou de dommages, notamment si vous utilisez le vélo pour des trajets fréquents ou de longue distance.Les sommes investies dans l’achat sont donc sorties de la base de calcul du salaire brut.
Entretenir correctement le vélo : les frais d’entretien, de réparation ou d’équipement (casque, antivol, éclairage…) peuvent également être pris en charge, sous réserve qu’ils soient cohérents avec l’usage professionnel.
Conclusion : faites avancer votre activité en pédalant !
L’achat d’un vélo (électrique ou classique) via le portage salarial est tout à fait envisageable, à condition de respecter les critères d’usage professionnel et de disposer d’un compte d’activité suffisamment alimenté. C’est un investissement gagnant pour votre santé, votre empreinte écologique et potentiellement votre image auprès de vos clients.
Vous avez encore des interrogations sur la faisabilité, les modalités ou la comptabilisation de votre futur vélo dans le cadre du portage salarial ?
Contactez l’équipe Konectiv : nous vous guiderons pas à pas pour mettre en place une solution adaptée à votre situation, en toute proximité et bienveillance.